प्रभावी ऑनलाइन बैठक के लिए 9 टिप्स

हाल ही में हमने प्रभावी बैठकों के बारे में एक लोकप्रिय लेख लिखा है कुछ लोगों ने बताया कि ऑनलाइन बैठकों में कौशल का एक विशेष सेट की आवश्यकता होती है, और एक ही सलाह का पालन करना मुश्किल हो सकता है जिसे हमने व्यक्तिगत बैठकों के लिए दिया था। घर से काम करने वाले इतने सारे लोगों के साथ, इन प्रकार की बैठकों से निपटने के लिए एक अच्छा विचार था। चूंकि मैं मुख्यतः घर से काम करता हूं, मेरी बैठकों का एक अच्छा प्रतिशत वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग और स्क्रीन साझाकरण का उपयोग किया जाता है। कई सालों से ऐसा करने के बाद, यहां उन कुछ शीर्ष युक्तियां दी गई हैं जो मैं ऑनलाइन बैठकों के लिए शुरू कर रहे लोगों के लिए पेशकश करता हूं।

1. केंद्रित रहें

विचलित हो जाना आसान है या जब आप एक ऑनलाइन बैठक में हैं तो बहु-कार्य करने का प्रयास करें ऐसा मत करो खासकर यदि आप वीडियो पर हैं, तो बैठक पर ध्यान केंद्रित रहें और अपने कुत्ते या बच्चों को कार्यालय में आने न दें या कैमरे पर दिखाएं। यदि आप शारीरिक रूप से किसी बैठक में होते हैं, तो आपकी उपस्थिति आपको सावधानी के लिए कुछ "अंक" देती है, भले ही आप डूडल कर रहे हों या खिड़की को देख रहे हों। एक ऑनलाइन मीटिंग के साथ, यहां तक कि बहुत छोटी मात्रा में व्यत्य-कदापन भी आपको ऐसा लग सकता है कि आप बिल्कुल भी ध्यान नहीं दे रहे हैं।

मैंने वीडियो कॉन्फ्रेंस किया है जहां एक व्यक्ति को अन्य फोन कॉल आदि में बाधित या विचलित हो रहा है। वीडियो कॉन्फ्रेंस पर, यह व्यक्ति की तुलना में 10 गुना अधिक अव्यवसायिक के रूप में आता है।

2. प्रौद्योगिकी का अधिकार प्राप्त करें

मान लें कि तकनीक एक समस्या होगी और खुद को कई विकल्प और सब कुछ ठीक करने के लिए पर्याप्त समय दे। यहाँ पर विचार करने के लिए कुछ चीजें हैं:

अपने कंप्यूटर को समय से पहले रिबूट करें। यदि आपको कभी-कभार आपके कंप्यूटर को फट पड़ने से रोकने के लिए रीबूट करना पड़ता है, तो बैठक से पहले ही ऐसा करें आप अपने मशीन को रिबूट करते समय हर किसी के लिए इंतजार करना नहीं चाहते।

10 से 15 मिनट के आरंभिक समय से कनेक्ट करें। यदि कोई समस्या है, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप उनके बारे में समय से पहले जानते हों। यह विशेष रूप से सच है यदि आप एक वेब कॉन्फ्रेंसिंग सिस्टम का उपयोग कर रहे हैं जिसे आप परिचित हैं। एक छोटी सी सीखने की अवस्था हो सकती है और कुछ उपकरण हो सकते हैं जिन्हें डाउनलोड और स्थापित करने की आवश्यकता है।

वैकल्पिक कनेक्शन जानकारी उपलब्ध है कई वेब कॉन्फ्रेंसिंग समाधान आपको अपने कंप्यूटर पर या फोन पर ऑडियो का उपयोग करने की अनुमति देते हैं। सुनिश्चित करें कि आपके पास दोनों तरह से जुड़ने के लिए आवश्यक जानकारी है यदि कनेक्शन की समस्याएं आपकी वीडियो छवि को थोड़ा झटकेदार बना देती हैं, तो यह एक बड़ा सौदा नहीं है, लेकिन अगर लोग समझ नहीं पा रहे हैं कि आप क्या कह रहे हैं आप योगदान करने में सक्षम नहीं होंगे।

सुनिश्चित करें कि आपका इंटरनेट कनेक्शन संतृप्त नहीं होगा। एक वीडियो सम्मेलन करने का प्रयास न करें, जबकि कोई अन्य डेटा की पूरी डीवीडी अपलोड करने का प्रयास कर रहा है। अधिकांश स्थानों में, अपलोड की गति आपकी बाधा है, लेकिन यह दोनों तरीकों से काम करता है वॉयस आपके कनेक्शन की गति के प्रति विशेष रूप से संवेदनशील है, इसलिए यदि आपको समस्याएं हैं, तो ध्वनि कनेक्शन के लिए फोन का उपयोग करने की कोशिश करें, बहुत कम से कम, आप सुन सकते हैं और स्पष्ट रूप से सुना जा सकता है।

एक बैकअप कनेक्शन है जिसे आप आसानी से स्विच कर सकते हैं यदि आप घर से बहुत सारे वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग करते हैं, तो संभवतः इसके लिए बैकअप इंटरनेट कनेक्शन होना आवश्यक है। कई स्थानों पर, आप $ 15 से $ 30 प्रति माह के लिए एक डीएसएल लाइन प्राप्त कर सकते हैं। हालांकि, यह केवल उपयोगी है यदि आप जानते हैं कि कैसे कुछ नीचे चला जाता है तो इसे जल्दी से कैसे स्विच करें

अन्य कार्यक्रमों को बंद करें वीडियो कॉन्फ़्रेंस करने के दौरान वीडियो कॉन्फ़िगर करने का प्रयास न करें या विशाल फ़ोटोशॉप फ़ाइलों का एक गुच्छा खुलता है। आपके पास आवश्यकता नहीं होने वाले कार्यक्रमों को बंद करें इससे आपके कंप्यूटर को दुर्घटनाग्रस्त होने का मौका कम हो जाएगा और वीडियो सम्मेलन करने के लिए उपलब्ध संसाधनों में वृद्धि होगी।

यूपीएस का उपयोग करें आप ऑफ़लाइन खटखटाना नहीं चाहते हैं, अगर बिजली बंद हो जाती है और वापस आती है। सुनिश्चित करें कि आपके पास बैटरी बैकअप के लिए आपकी पूरी संचार श्रृंखला है यदि आपका कंप्यूटर बैकअप बैकअप पर है, लेकिन आपका केबल मॉडेम नहीं है, तो बिजली के बाहर निकलने पर आपके पास अभी भी कमज़ोर लिंक है

3. एक ईमेल सारांश के साथ पालन करें

बैठक के खत्म होने के बाद एक वास्तविक बैठक में, कुछ बहुमूल्य भागों होते हैं। लोग इस बारे में बात करते हैं कि वे क्या करने जा रहे हैं, प्रतिबद्धताओं को स्पष्ट करते हैं, आदि। यदि आप कर सकते हैं, तो इसे पुन: प्रयास करें। निर्णय लेने के एक ईमेल सारांश को भेजा जा रहा है और किसने यह सुनिश्चित करने में सहायता करेगी कि कोई भी गलतफहमी नहीं है और कोई भी रिकॉर्ड बनाने में सहायता करता है जो सभी उपयोग कर सकते हैं

4. विनम्रता बहस

जैसा कि ब्रायन बताते हैं, बहसें बैठकों के लिए अच्छा हो सकती हैं, लेकिन आप एक वीडियो कॉन्फ्रेंस पर उसी तरह से बहस नहीं कर सकते हैं, जैसा कि आप झटका बिना बिना व्यक्ति में कर सकते हैं। आपको अभी भी बहस करना चाहिए जैसा कि हमने कहा है, एक मीटिंग का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा असहमति के माध्यम से काम कर रहा है और विचारों को ढाला जा रहा है। फिर भी, आपको सावधानी बरतने के लिए सावधान रहना होगा क्योंकि जब आप गैर-मौखिक संचार की बात करते हैं तो आप एक नुकसान में हैं। आपके शरीर की भाषा और आसन वीडियो कैमरे के साथ-साथ व्यक्तित्व के रूप में व्यक्त करने के लिए नहीं जा रहे हैं, इसलिए आप जिस तरह से बोलते हैं, वह बहुत अधिक महत्वपूर्ण हो जाता है।

विनम्रता का तर्क करने के कुछ तरीके यहां दिए गए हैं:

सहानुभूति के साथ दूसरे व्यक्ति की स्थिति को बताएं इससे पता चलता है कि आप समझते हैं कि वे क्या कह रहे थे। वाक्यांशों को जोड़ना जैसे "मैं समझता हूं कि आपको क्यों लगता है कि यह महत्वपूर्ण है" और "मैं इसे XYZ परिप्रेक्ष्य से मान देख सकता हूं।" आप किसी की स्थिति और उनकी स्थिति का महत्व समझते हैं, उन्हें समझने के लिए उन्हें प्राप्त करने का एक बहुत ही मूल्यवान तरीका है देखने का बिंदु क्योंकि यह उन्हें रक्षात्मक होने से बचाता है

इस मुद्दे पर ध्यान केंद्रित रहें- लोगों को नहीं। बहुत कुछ सावधान रहें जो एक निजी हमले की तरह दिखे।

अपनी स्थिति का ब्योरा दें आधे से तैयार विचार से बात करना शुरू मत करो। इससे पहले कि आप बात करना शुरू करते हैं, आपके तर्क को रेखांकित करने के कुछ शब्द लिखने के लिए अनुचित नहीं है याद रखें, आप गैर-मौखिक संचार हानि पर हैं, इसलिए आपका मौखिक संचार क्रिस्टल स्पष्ट और अतिरिक्त समझना चाहिए।

किसी भी शत्रुता का पता लगाएं, भले ही वह मामूली हो। ऐसी बातें कह रही है, "मुझे पता है कि आप इस बारे में दृढ़ता से महसूस करते हैं और मैं आपके जुनून की सराहना करता हूं" चीजों को उन विचारों पर केंद्रित रखने में मदद कर सकता है और व्यक्तियों के बीच दुविधाओं को फैलाने में मदद कर सकता है

आगे की योजना। यदि आप जानते हैं कि कुछ चर्चा विवादित होने की संभावना है, तो आगे की योजना बनाएं यदि आप जानते हैं कि जो आपके विचार के बारे में गुस्सा हो सकता है, लेकिन सुसन इसका समर्थन करता है, तो समय से पहले सुसान से बात करें। शायद आप दोनों अपनी उपस्थिति के वर्तमान भाग कर सकते हैं, इसलिए जो एक व्यक्ति पर केंद्रित नहीं है शायद सुसान इस विचार को प्रस्तुत कर सकते हैं क्योंकि वह जो के साथ बेहतर काम कर रहे हैं और उनके साथ एक ही कमरे में होंगे, इसलिए वह गैर-मौखिक संचार नुकसान में नहीं है।

फोन पर लोगों के साथ पालन करें बैठक के बाद कुछ लोगों के लिए एक त्वरित टेलीफोन कॉल मूल्यवान होने के लिए मददगार साबित हो सकती है। यह व्यक्तियों की बैठक के बाद होने वाली कुछ इंटरैक्शन को दोहराने में मदद कर सकता है, क्योंकि लोग अपने डेस्क पर वापस लौटते हैं।

5. तैयार रहो

सुनिश्चित करें कि आपके पास बैठक से पहले सब कुछ तैयार है। वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग आपके भाग में तैयारी के किसी भी कमी को बढ़ाना चाहती है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपके पास कोई दस्तावेज़ीकरण या फाइलें हैं, जहां आप आस-पास देखने के बिना उन्हें आसानी से प्राप्त कर सकते हैं वास्तविक जीवन में, अपने ब्रीफकेस में देखने के लिए झुकाव एक बड़ा सौदा नहीं हो सकता है, लेकिन अगर आप कुछ पाने के लिए स्क्रीन से गायब हो जाते हैं, तो आप यह देख सकते हैं कि आपने अपना प्रैस काम नहीं किया है ज्यादातर समय, आप स्क्रीन को गायब नहीं करना चाहते हैं यदि आप इसकी सहायता कर सकते हैं।

6. कैमरे में देखो

सबसे अच्छा वीडियो कॉन्फ्रेंस सिस्टम आपको कैमरे में सीधे दिखते हुए लोगों को देखने देती है। इस बात को ध्यान में रखते हुए अपने वीडियो कैमरे को स्थान देने के लिए अपना सर्वश्रेष्ठ प्रयास करें यदि आप दूसरे लोगों की छवि पर बाईं तरफ देख रहे हैं और वीडियो कैमरा दाईं ओर है, तो ऐसा लगता है कि आप सिर्फ तरफ घूर रहे हैं। अगर आप दोनों को नहीं देख सकते हैं, तो आमतौर पर आपके कैमरे को देखने के लिए एक अच्छा विचार है ताकि हर किसी को दूसरे छोर से संपर्क करें यदि आपकी स्क्रीन आपको अपनी छवि का पूर्वावलोकन दिखाती है तो कैमरे और खिड़की की स्थिति की कोशिश करें तो ऐसा लगता है कि आप अपने आप को आंखों में देख रहे हैं।

7. स्वच्छ, विचलन मुक्त पृष्ठभूमि

आपके सामने या आपके डेस्क के पीछे की पृष्ठभूमि में क्या है इसके बारे में बहुत जानकारी रखें। अपने कार्यालय को यथासंभव स्वच्छ और अव्यवस्था मुक्त रखने का प्रयास करें लोगों के पीछे चलने के बारे में बहुत सावधान रहें यह ध्यान भंग हो सकता है, अव्यवसायिक लग सकता है और वे कुछ शर्मनाक कर समाप्त कर सकते हैं। समाचार कार्यक्रम अपने कंप्यूटर पर अपने सभी विश्लेषकों को उनके पीछे काम करने के लिए कठिन दिखाना चाहते हैं। एक हालिया वित्तीय समाचार प्रसारण ने एक कर्मचारी को अपने मॉनिटर पर पृष्ठभूमि में स्विमिंग सूट की तस्वीरें देखकर दिखाया। आदर्श रूप से, आप चाहते हैं कि आपकी डेस्क स्थिति में है, ताकि लोग आपके पीछे नहीं चल सकें। यदि आप घर पर काम करते हैं, तो आप नहीं चाहते कि आपके बच्चों में से कोई भी पृष्ठभूमि में चल रहा हो।

8. एक अच्छा कैमरा का उपयोग करें

जबकि आपके लैपटॉप पर अंतर्निर्मित कैमरा काम कर सकता है, संभवतः आपके पास बाहरी कैमरे के साथ बेहतर गुणवत्ता होगी। मैं एक DV camcorder उपयोग firewire के साथ अपने कंप्यूटर में आदी और यह बहुत अच्छा परिणाम पैदा करता है यह समझने में आपको कुछ समय लगेगा कि आपके कैमरे पर सफेद संतुलन कैसे काम करता है। मैंने उन लोगों के साथ कुछ ऑनलाइन बैठकें की हैं जो दिखते हैं कि वे एक कमाना बिस्तर में 10 घंटे बिताते हैं क्योंकि उनके कैमरे में त्वचा की चमक चमकदार होती है हालांकि यह एक बड़ा सौदा नहीं है, तो आप और अधिक पेशेवर देख सकते हैं, बेहतर है मेरे कैमरे के बारे में एक अन्य सुविधा रिमोट कंट्रोल ज़ूम है I यह मेरे लिए कैमरे तक पहुंचने या छवि छोड़ने के बिना तस्वीर को फ़्रेम करना आसान बनाता है।

सुनिश्चित करें कि आपके पास पर्याप्त रोशनी है अगर आपके कैमरे में एक प्रकाश में बनाया गया है, तो इसे चालू करने का प्रयास करें छाया खोलना या किसी अन्य दीपक को चालू करना आपकी छवि को अन्य उपस्थितियों के लिए कितना अच्छा लगता है, इसमें बड़ा अंतर हो सकता है।

9. समय पर समाप्त

आप चाहते हैं कि लोग आपकी महत्वपूर्ण मीटिंग के लिए समय पर दिखें। आपको उन्हें समान सम्मान और स्तर देना होगा जब आप कहते हैं कि आप समाप्त हो जाएंगे। यदि आप अपने एजेंडे के समय सारिणी के शीर्ष पर रहते हैं, समय पर समाप्त होना बहुत मुश्किल नहीं होना चाहिए और प्रारंभिक रूप से समाप्त होना हमेशा एक अच्छी बात है, भी।