एक सम्मेलन का आयोजन? चुनौती को उठाने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं

कैसे एक घटना का प्रबंधन करने के लिए

एक शोध सम्मेलन का आयोजन काफी चुनौती हो सकता है। कुछ लोग आपको सलाह भी दे सकते हैं कि ऐसा न करें। लेकिन यह एक अद्भुत अवसर और एक पुरस्कृत अनुभव भी है।

एक सफल घटना को एक साथ रखना एक कठिन संघर्ष होना जरूरी नहीं है आप सिर्फ तीन सुनहरा नियम याद रखें: आगे की योजना बनाएं, अपने आप को एक महान टीम के साथ चारों ओर से घेरे और पता है कि आप यह क्यों कर रहे हैं!

इस साहसिक कार्य में आपकी सहायता करने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं

1. योजना की विफलता असफल होने की योजना बना रही है

रसद में जल्दी मत करो स्थल बुकिंग शुरू करने और कैटरर्स को कॉल करने से पहले, आपको अपने सम्मेलन के लिए तैयार करने के लिए कुछ समय लेना होगा।

यह आपको बहुत अधिक तनाव बचाएगा और आखिरी मिनट के आश्चर्यों को रोक देगा।

क्या आप अपने सम्मेलन की तरह दिखने के लिए चित्र करना चाहते हैं। कौन भाग जाएगा? यह किस प्रकार का इवेंट होगा? आप प्रतिनिधियों को किस तरह का अनुभव करना चाहते हैं?

फिर विशेष में जाओ कितने उपस्थित लोग होंगे? आप कितने प्रस्तुतियाँ प्राप्त करेंगे? यह कितने दिन चलेगा?

यदि आप पिछले साल के बारे में जानकारी एकत्र करने के लिए पिछले आयोजकों से संपर्क कर सकते हैं इससे आपको यथार्थवादी बजट सेट करने में मदद मिलेगी।

और याद रखें कि हर चीज की आशा करना असंभव है हमेशा कुछ ऐसे मुद्दे होंगे जिनकी आप अपेक्षा नहीं कर रहे थे और ये ठीक है। बस इस के लिए योजना के रूप में अच्छी तरह से

2. संख्या में ताकत है

लॉजिस्टिक्स, फाइनेंस और मार्केटिंग के लिए कार्यक्रम से, सम्मेलन का आयोजन कई पहलुओं को शामिल करता है जिनमें सभी को विशेषज्ञता की आवश्यकता होती है। अपने आप को एक अच्छी टीम के आस-पास ले जाने के लिए आपको विभिन्न कामों को अधिक कुशलतापूर्वक पूरा करने में मदद मिलेगी। यह आपको मुख्य लक्ष्यों पर ध्यान देने की भी अनुमति देगा: महान सामग्री, अच्छे स्पीकर, और लगे हुए उपस्थित

अपनी टीम को सावधानी से चुनें उत्साही, संगठित और संचालित टीम के खिलाड़ियों की तलाश करें, जो आयोजन समिति में बहुत सारे सदस्य नहीं होने चाहिए, निर्णय लेने और समन्वय को सुचारू रखने के लिए जोनाथन खान ने पाया कि तीन अच्छी संख्या हैं। यह सब आपकी सम्मेलन के आकार पर निर्भर करता है और आपके हाथों पर आपके पास कितना समय है

प्रतिनिधि को जानें आप कई जिम्मेदारियों के लिए समितियां नियुक्त कर सकते हैं: रसद (स्थल, आवास, ए / वी, खानपान, परिवहन), तकनीकी कार्यक्रम, मुख्य वक्ता, वित्त और प्रायोजक, पंजीकरण, विपणन (संचार, पीआर, वेबसाइट, सोशल मीडिया ...)। कोर आयोजकों के शीर्ष पर, आप स्वयंसेवकों को सम्मेलन के दिन या छोटे कार्यों के साथ मदद करने के लिए नामांकित कर सकते हैं छात्र अक्सर इसे एक अच्छा अवसर के रूप में देखेंगे और खुशी से मदद करेंगे।

यदि आपके पास बजट है, तो पीसीओ या कॉन्फ़्रेंस ऑफिस पर काम पर विचार करें। एक अकादमिक होने के नाते, इवेंट मैनेजमेंट आपके लिए महत्वपूर्ण नहीं है। ये पेशेवर अकादमिक सम्मेलनों के आयोजन में विशेषज्ञ हैं। वे विशेष रूप से चीजों के रसद पक्ष के साथ सबसे महत्वपूर्ण सहायता प्रदान करेंगे।

3. प्रौद्योगिकी को गले लगाओ

ऐसे कई तरीके हैं जो आप प्रौद्योगिकी की शक्ति का लाभ उठा सकते हैं।

सबसे पहले, इकट्ठा करने के लिए एक सार प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करें, समीक्षा करें और सबमिशन को स्वीकार करें और अपने कार्यक्रम का प्रबंधन करें। हां, हम पक्षपाती हैं, लेकिन हम इस पर जोर नहीं लगा सकते कि यह आपको कितना समय बचाएगा!

सम्मेलन के दौरान, सुनिश्चित करें कि सभी कमरों में पर्याप्त ए / वी उपकरण हैं और यह काम कर रहा है! और याद रखना, यह 21 वीं सदी है! बहुत सारे लोग लैपटॉप, स्मार्टफोन या टैबलेट लेते हैं और इंटरनेट तक पहुंच चाहते हैं। सम्मेलनों में वाईफ़ाई एक प्रमुख मुद्दा हो सकता है सुनिश्चित करें कि आप इस स्थल के साथ पहले से जांच करते हैं कि वे पर्याप्त बैंडविड्थ के साथ वाईफ़ाई प्रदान करेंगे

आप प्रतिनिधियों के अनुभव को बढ़ाने के लिए मोबाइल एप्लिकेशन का उपयोग भी कर सकते हैं वहाँ कई क्षुधा हैं, अटेंडीज़ नेटवर्क में मदद करने के लिए, कॉन्फ्रेंस को नेविगेट करें, अपना शेड्यूल बनाएं, आदि।

4. अपने वक्ताओं को सावधानी से चुनें

सही मुख्य वक्ता ढूंढना महत्वपूर्ण है लेकिन मुश्किल हो सकता है। एक अच्छा मुख्य स्पीकर प्रतिनिधियों को आकर्षित करेंगे और अपने अनुसंधान सम्मेलन के लिए टोन सेट करेंगे।

आप किस तरह के स्पीकर और प्रस्तुतीकरण चाहते हैं, इसके बारे में सोचें। विविधता का उद्देश्य दोनों प्रसिद्ध शोधकर्ताओं और कनिष्ठ शोधकर्ताओं को आमंत्रित करें, और एक अच्छा लिंग संतुलन बनाने की कोशिश करें।

सुनिश्चित करें कि आपका स्पीकर रद्द होने पर आपके पास बी योजना है!

5. उन्हें पोस्ट करें

आपको कुशल संचार योजना तैयार करने की आवश्यकता है आप किस सामग्री को साझा करने जा रहे हैं, किसके और किसके बारे में एक रणनीति लागू करें अपनी वेबसाइट पर, साक्षात्कार, ब्लॉग पोस्ट, चित्र, कार्यक्रम, स्पीकर घोषणाएं प्रकाशित करें ... कुछ उत्तेजना बनाने के लिए नियमित रूप से अपनी सामग्री अपडेट करें

अपने प्रतिनिधियों और अपने स्पीकर के संपर्क में रहें आप अपने प्रतिनिधियों को बड़े पैमाने पर ईमेल भेजने के लिए Mailchimp जैसे टूल का उपयोग कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि वे आपके सम्मेलन के बारे में सभी आवश्यक विवरण और निर्देश प्राप्त करें: स्थल का पता, तिथियां, दिशानिर्देश, संपर्क विवरण, सलाह ...

सम्मेलन के दौरान अच्छा संचार भी महत्वपूर्ण है प्रस्तुति कक्ष, पंजीकरण तालिका, दोपहर के भोजन के क्षेत्र या विश्रामगृहों के प्रति उपस्थिति को इंगित करने के लिए संकेत जोड़ें। इस घटना के खुलासे के प्रतिनिधियों को सूचित करने के लिए दिन के दौरान कुछ घोषणाएं करें और स्वयंसेवकों और कर्मचारियों के सदस्यों को सवालों के जवाब देने और मार्गदर्शन प्रतिनिधियों के लिए उपलब्ध है। और धन्यवाद करने के लिए मत भूलना! प्रतिनिधियों और स्पीकर, समिति के सदस्यों और स्वयंसेवकों के लिए एक लिखित नोट को उनके योगदान के लिए धन्यवाद करने के लिए एक ईमेल भेजें।

6. नेटवर्किंग की सुविधा दें शोधकर्ता आपके सम्मेलन में शामिल होने के मुख्य कारण हैं। आपका काम दिलचस्प लोगों से मिलने में उनकी मदद करना है कैसे? सबसे पहले, सुनिश्चित करें कि आप नेटवर्किंग के अवसरों और चर्चाओं के लिए पर्याप्त समय आवंटित करें। प्रस्तुतियों के साथ अपने कार्यक्रम को रटना मत करो - बहुत से ब्रेकआउट और कॉफी सत्रों को तैयार करें ताकि प्रतिनिधियों को सांस और चैट कर सकें। और "सामाजिक" कमरों के लिए उपयुक्त सेट चुनिए: लोगों के बैठने और बातचीत के लिए सोफे और कुर्सियां हों। पार्टियां, कॉकटेल और रात्रिभोज जैसे सामाजिक कार्यक्रमों को व्यवस्थित करें आपको "अनसंपर्क" के संगठन और नेटवर्किंग को प्रोत्साहित करने के लिए ठंडा मोबाइल ऐप का इस्तेमाल करने जैसे भागीदारी को बढ़ावा देने के लिए कुछ प्रयोग करने पर विचार करना चाहिए। निष्कर्ष एक अकादमिक सम्मेलन का आयोजन कार्य के एक बहुत कुछ शामिल है, जिनमें से ज्यादातर शिक्षा के साथ कुछ नहीं करना है आपको उन सभी के साथ रखने के लिए संगठित होने की आवश्यकता होगी। यदि आप पहली बार एक सम्मेलन का आयोजन कर रहे हैं, तो पिछले आयोजकों या पेशेवरों से कुछ सलाह लें, जब तक आप पंक्ति में अपने बतख प्राप्त करने और अपने सुझावों को ध्यान में रखते हैं, आप एक सफल आयोजन के लिए ट्रैक पर रहेंगे!

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